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Nous avons réalisé un système de gestion des documents permettant d'organiser l'arborescence folle qui sévissaient jusqu'alors dans notre entreprise.

Quand nous avons décidé de créer un tel système, l'arborescence dossiers/fichiers de notre entreprise représentait plusieurs dizaines de milliers de dossiers avec énormément de documents en doublons, triplons, quintuplons...

L'analyse de la méthode de travail nous a montré que les utilisateurs de l'entreprise avaient tous leur manière de concevoir l'organisation et créaient tous leurs dossiers, y copiaient les documents dont ils avaient besoin.

Résultat :
- Des doublons de documents à n'en plus finir
- L'impossibilité de définir la dernière version précise d'un document
- L'impossibilité pour les uns de travailler sur les dossiers des autres.

Ce que nous avons mis en place :
Nous avons développé un logiciel permettant de combler les lacunes du système d'exploitation :

1) Définition des modèles d'organisation

Les responsables de l'entreprise ainsi que les responsables de services définissent des modèles d'arborescence, qui, dans notre corps de métier et certainement dans beaucoup d'autres, sont transposables d'un client à un autre, d'une opération à une autre, d'un service à un autre...

Ainsi, par exemple sur le schéma qui est le notre, nous avons défini un modèle d'arborescence (adaptable !) qui se présente ainsi :

Année->Client->Opération->Service->Dossiers spécifiques aux services

Ainsi, seuls les responsables ont le droit de modifier cette arborescence.

2) Gestion des droits des groupes et utilisateurs

Une fois le modèle d'arborescence défini, le logiciel permet de spécifier des droits par groupe et par utilisateur sur les dossiers symboliques - Lecture / Ecriture

3) Application des modèles sur l'arborescence réelle
Les responsables de services peuvent, en fonction de leurs droits, implémenter de nouvelles arborescences d'après les modèles définis dans l'arborescence réelle.

Ainsi, pour l'année en cours, un nouveau client survient, il suffit au responsable de choisir l'arborescence à créer et toute la sous arborescence est créée automatiquement avec recopie des droits par groupe et par utilisateur.

4) Utilisation régulière du logiciel
Les utilisateurs finaux disposent ainsi d'une arborescence contrôlée et stricte qui ne leur donne pas le choix sur l'endroit où enregistrer et chercher leurs informations.

Ils disposent d'une interface proposant un treeview pour la navigation dans l'arborescence et de fenêtres indépendantes pour les dossiers qu'ils ouvrent.

Fonctionnalités spécifiques du logiciel :
- Gestion restrictive des arborescences
- Ouverture simultanée de plusieurs dossiers
- Copie/déplacement entres fenêtres par Drag and Drop
- Importation/exportation de documents depuis le système ou les autres logiciels
- Corbeille Réseau Nominative et datée
- Gestion de l'archivage
- Gestion de favoris de dossiers
- Dossiers personnels par utilisateurs
- Compression automatique & envoi par email de pièce jointes
- Affichage sélectif et tri des documents d'un dossier par extension et type, date, nom..
- Messagerie interne avec envoi de documents
- Nombreux outils spécifiques à notre société

Difficultés rencontrées :
La principale difficulté rencontrée s'est articulée autour de la notion de droits.

Il est tout à fait envisageable sous Fox d'autoriser ou interdire l'accès en visualisation à un dossier, par contre, dans la mesure où, un document externe (office par exemple) est ouvert depuis l'application, rien n'empêche l'utilisateur de se promener dans l'arborescence depuis le soft final, alors que dans l'application de gestion des documents, il ne le peut pas.

Cette difficulté est en passe d'être solutionnée soit via un interfaçage Logiciel/système et une attribution système des droits, soit par un encapsulage des documents dans une base de données foxpro.