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Forum AtoutFox : Re: Quid du respect des conditions fiscales et l=c3=a9gales des logiciels de gestion commerciale et ou de caisse =3f   

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mar. 20 juin 2017, 18h19
THIVIND C=c3=a9dric
atoutfox.public.association

Re: Quid du respect des conditions fiscales et l=c3=a9gales des logiciels de gestion commerciale et ou de caisse =3f

Bonjour

La loi va semble t il évoluer pour ne plus concerner que les logiciels
de caisse... ce qui change grandement les choses...

http://proxy-pubminefi.diffusion.finances.gouv.fr/pub/document/18/22503.pdf

Cédric




Le 16/11/2016 à 19:06, GLS a écrit :
> Quid de vos choix pour le respect des conditions fiscales et légales des logiciels de gestion commerciale et ou de caisse ?
>
> La loi http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10691-PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803
>
> Extrait de la loi:
> ----------------------
> TVA - Régimes d'imposition et obligations déclaratives et comptables - Obligations d'ordre comptable - Obligation d'utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale
>
> Les données concernées:
> Il s'agit de toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d'une transaction (y compris lorsque la transaction n'est que simulée au moyen d'un module de type « école » ou « test ») participant à la formation des résultats comptables et fiscaux
> – qu'il s'agisse d'une opération de vente ou d'une prestation de services (émission d'une note, d'un ticket, d'une facture), ainsi que de toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie.
> Sont également concernées l'ensemble des données permettant d'assurer la traçabilité de ces données concourant à la réalisation de la transaction et de garantir l'intégrité de celles-ci.
> Pour plus de précisions, il convient de se reporter au BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40.
>
> Nature des conditions à respecter:
> Les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse doivent permettre à l'administration fiscale de contrôler les données enregistrées. Le logiciel ou le système doit donc prévoir un accès de l'administration fiscale à l'ensemble des données enregistrées.
> Lorsque le logiciel ou système sert à la tenue de la comptabilité de l'entreprise, celle-ci est soumise, en application du I de l'article L. 47 A du LPF, aux normes fixées par arrêté du ministre chargé du budget pour la remise des fichiers des écritures comptables. Pour plus de précisions, se reporter au BOI-CF-IOR-60-40.
>
> 1. Condition d'inaltérabilité
> -------------------------------------
> Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit enregistrer toutes les données d'origine relatives aux règlements. Il doit conserver ces données d'origine enregistrées et les rendre inaltérables.
> Si des corrections sont apportées à des opérations de règlement, que ce soit au moyen du logiciel ou système lui-même ou d'un dispositif externe au logiciel ou système, ces corrections (modifications ou annulations) s'effectuent par des opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d'origine enregistrées.
> Ces opérations de correction donnent également lieu à un enregistrement.
> Autrement dit, le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit prévoir que l'administration fiscale puisse accéder aux données d'origine enregistrées initialement ainsi qu'au détail daté (année, mois, jour, heure, minute) des opérations et des corrections apportées lorsque ces données ont fait l'objet de corrections.
> S'agissant des éventuelles corrections et annulations apportées par le logiciel ou le système ou par un dispositif externe, il est rappelé que les entreprises sont soumises aux obligations comptables suivantes :
> - principe du caractère intangible ou de l'irréversibilité des écritures comptables ;
> - principe d'une procédure de clôture périodique des enregistrements chronologiques ;
> - principe de la permanence du chemin de révision.
> Pour respecter la condition d’inaltérabilité, l'intégrité des données enregistrées doit être garantie dans le temps par tout procédé technique fiable.
>
> 2. Condition de sécurisation
> ----------------------------------------
> Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit sécuriser les données d'origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises.
> Cette sécurisation peut être assurée par tout procédé technique fiable, c'est-à-dire de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l'état de leur enregistrement d'origine. Il peut notamment s'agir d'une technique de chaînage des enregistrements ou de signature électronique des données.
> L'emploi d'une fonction « école » ou « test » destinée à l'enregistrement d'opérations de règlement fictives aux fins de formation du personnel doit être sécurisé, par une identification très claire des données de règlement,
> des pièces justificatives (par exemple en apposant la mention « factice » ou « simulation » en trame de fond de ces documents) et de toutes les opérations enregistrées lors de l'utilisation de cette fonction, ainsi que par l'identification de l'opérateur sous la responsabilité duquel le personnel en formation enregistre les données.
>
> 3. Condition de conservation
> -----------------------------------------
> Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l'issue d'une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque l'exercice n'est pas calé sur l'année civile).
> Les systèmes de caisse doivent, de plus, prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle. Pour chaque clôture - journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) - des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse,
> comme le cumul du grand total de la période et le total perpétuel pour la période comptable.
> Toutes les données mentionnées au I-A-3 § 50 doivent être conservées. Cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système (cf. I-B-3 § 170).
> Cette conservation est opérée, soit en ligne, c'est-à-dire dans le logiciel ou système, soit dans une archive dans le respect des conditions d'archivage détaillées au I-B-4 § 220 à 260.
> Les données de règlement étant des données servant à l'établissement de la comptabilité de l'entreprise, elles doivent être conservées pendant le délai de six ans prévu au premier alinéa de l'article L.102 B du LPF. Se reporter au BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 pour plus de précisions.
> Lorsque l'assujetti utilise un système de caisse centralisé avec remontée des données de règlement depuis des points de vente vers un système centralisateur, la conservation des données enregistrées ligne par ligne et la conservation des données cumulées peut être réalisée au niveau du système centralisateur,
> à condition qu'une traçabilité de la remontée des données de règlement des points de vente vers le système centralisateur soit prévue. Cette traçabilité doit permettre à l'administration de vérifier l'exhaustivité du flux des données transférées.
>
> 4. Condition d’archivage
> ----------------------------------
> Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit permettre d'archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice.
> La procédure d'archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés.
> Elle doit prévoir un dispositif technique garantissant l'intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées.
> Les archives peuvent être conservées dans le système lui-même ou en dehors du système lorsqu'il existe une procédure de purge.
> Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l'administration en cas de contrôle, y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système.
> Le logiciel ou système doit prévoir une traçabilité des opérations d'archivage, selon un procédé fiable.
> Au-delà de la périodicité choisie et au maximum annuelle ou par exercice, le logiciel ou le système peut prévoir une procédure de purge des données de règlement.
> Avant la mise en œuvre de cette procédure de purge, le logiciel ou le système doit garantir la production d'une archive complète des données de règlement (données d'origine et éventuelles modifications), avec la date de l'opération de règlement (année – mois – jour), sur un support physique externe sécurisé.
> Pour les systèmes de caisse, la purge n'est que partielle : le système doit conserver dans un état sécurisé « en ligne », c'est-à-dire dans le système lui-même, les données cumulatives et récapitulatives contenues dans le grand total de la période et le total perpétuel pour la période dont les données ont été purgées.
>
> --------------------------------------------------------
> Mes questions aux lecteurs d'AtoutFox:
> --------------------------------------------------------
> 1 Condition d'inaltérabilité: Les données sont stockées dans des tables VFP. Comment pensez-vous rendre inaltérable les données par vos applications VFP, par des applications logicielles tierces ?
>
> 2-3 Condition de sécurisation et Condition de conservation: Les données sont stockées dans des tables VFP. Comment pensez-vous sécuriser les données par vos applications VFP ? Utilisation d'une signature électronique dont le résultat est stocké dans un champ MEMO.
> Et pour quelles données ? (uniquement les règlements, les journaux de caisse, de clôture journalière, mensuelle et annuelle, les factures, autres??)
>
> 4 Condition d’archivage: Comment pensez-vous effectuer les opérations d'archivage qui consistent à purger de la base en cours les données qui précèdent l'exercice en cours ? Vers un ou plusieurs fichiers à 'plat', xml, dbf, pdf ? A stocker sur le cloud, autres ? A crypter ?
>
>
> Un grand merci a tous ceux qui auront le courage d'apporter des éléments de réflexion ou de réponses.
>
> Bien cordialement
> GLS
>
>
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